働き方変革 事例集

株式会社アシンクロワークス：非同期コミュニケーション最適化ツール導入で、リモートワークの情報共有と意思決定スピードを向上させた事例

はじめに：リモートワーク下の情報共有と意思決定の課題

多くの企業でリモートワークが定着する中、新たな課題も浮上しています。その一つが、情報共有と意思決定の効率性です。リアルタイムでのコミュニケーションに偏りすぎると、オンライン会議の増加による負担、時差や個人の作業時間帯の違いによる連携ロス、そして「すぐに返信しなくては」というプレッシャーによる集中時間の減少などが問題となります。

株式会社アシンクロワークス様（以下、同社）も、リモートワーク移行後、従業員から「会議が多すぎる」「情報共有が属人化している」「非同期での情報伝達や確認に時間がかかる」といった声が多く寄せられていました。これらの課題は、結果として生産性の低下を招きかねません。

同社は、これらの課題を解決し、リモートワーク環境下での情報共有の効率化、意思決定の迅速化、そして従業員一人ひとりの生産性向上を目指し、非同期コミュニケーションの最適化に取り組むことを決定しました。本記事では、同社がどのように非同期コミュニケーションツールを戦略的に導入・活用し、これらの課題を克服し成果を上げたのか、その具体的なプロセスと結果をご紹介します。

導入の背景と目的：情報過多とリアルタイム依存からの脱却

同社は、コロナ禍を経てリモートワークを標準的な働き方としていましたが、それに伴い、以下の課題が顕在化していました。

• オンライン会議の増加: 物理的な移動がなくなった分、気軽にオンライン会議を設定する傾向が強まり、一人当たりの会議時間が増加。自身の業務に集中する時間が削られていました。
• 情報共有の非効率性: 重要な情報がチャットツールのリアルタイムなやり取りの中に埋もれてしまったり、特定の会議に参加したメンバー間でのみ情報が共有され、後からキャッチアップするのに時間がかかったりしていました。
• 意思決定の遅延: 関連情報が一箇所にまとまらず、関係者全員がリアルタイムで集まるのを待つ必要があるため、意思決定に時間がかかるケースが見られました。
• 異なる働き方への非対応: 時差のある海外拠点との連携や、育児・介護などにより働く時間帯が異なる従業員にとって、リアルタイムのコミュニケーション中心のスタイルは負担となっていました。

これらの課題認識のもと、同社は「非同期コミュニケーションの強化による、情報共有の効率化と意思決定の迅速化」を主な目的として、働き方改革の一環として取り組みを開始しました。これにより、従業員がより自身のペースで、かつ必要な情報にいつでもアクセスできる環境を整備し、生産性向上と従業員満足度向上を目指しました。

具体的な取り組み内容：ツールの導入と利用ルールの策定

同社が実施した具体的な取り組みは以下の通りです。

1. 非同期コミュニケーション特化ツールの選定・導入: 既存のチャットツールではリアルタイム性が強く、情報がフロー型になりやすい点を踏まえ、非同期でのプロジェクト進捗管理、情報集約、ディスカッションに適した専用ツール（仮想ツール名：AsyncFlow）を導入しました。このツールは、トピックごとに情報を整理しやすく、コメントによる議論の履歴が追いやすいといった特徴を持つものを選定しました。
2. 利用ガイドラインの策定と浸透: ツールの導入と同時に、どのような情報やコミュニケーションを非同期ツールで行うべきか、どのような場合はリアルタイムコミュニケーション（会議やチャット）が適しているか、といった明確なガイドラインを策定しました。「報告・情報共有は非同期ツールで」「検討事項の議論は非同期ツールで完結を目指す」「緊急時のみチャットや電話」といったルールを定め、全従業員への説明会や文書配布を通じて浸透を図りました。
3. 経営層および管理職からのメッセージ発信: 非同期コミュニケーションへの移行は、従業員の意識改革が不可欠です。経営層および管理職が率先して非同期ツールを活用し、「すぐに返信しなくても良い文化」「自分のペースで働くことの推奨」といったメッセージを繰り返し発信しました。
4. ロールモデルの共有: 非同期コミュニケーションを効果的に活用している部署や個人の事例を社内ブログや共有会で紹介し、「このように使えば生産性が上がる」という具体的なイメージを持ってもらう機会を設けました。
5. 会議の原則見直し: 会議を設定する前に「非同期ツールでの議論で完結できないか」を必ず検討するルールを設けました。会議を設定する場合も、事前に非同期ツールでアジェンダや関連情報を共有し、会議時間を短縮する取り組みを徹底しました。

導入プロセス：段階的な展開と継続的な改善

同社は、以下の段階を経て取り組みを進めました。

1. 課題分析と要件定義: 従業員アンケートやヒアリングを実施し、情報共有・意思決定における具体的なボトルネックを特定。非同期コミュニケーション強化に必要なツールの要件や利用ルールの方向性を定めました。
2. ツール選定とパイロット導入: 複数の非同期コミュニケーションツールを比較検討し、同社の目的や既存システムとの連携性を考慮して「AsyncFlow」を選定。まずは一部の部署を対象にパイロット導入を行い、ツールの使いやすさ、定着度、効果を検証しました。
3. 全社展開と初期研修: パイロット導入での手応えを踏まえ、全社への導入を決定。全従業員を対象としたツールの基本操作研修、利用ガイドラインの説明会を実施しました。
4. モニタリングとフィードバック収集: ツール利用状況のデータ（利用頻度、アクティブユーザー数など）を定期的にモニタリング。同時に、従業員からのフィードバックを収集するための専用チャネルを設けたり、定期的なアンケートを実施したりしました。
5. ルールの見直しと追加研修: 収集したフィードバックに基づき、利用ガイドラインの分かりにくい点を修正したり、特定の機能に絞った追加研修を実施したりと、継続的な改善活動を行いました。

推進体制としては、人事部門が中心となり、IT部門、各部署の代表者からなるプロジェクトチームを組成しました。このチームが、ツール選定から導入、ルールの策定、研修実施、効果測定までを一貫して担当しました。

直面した課題と解決策

取り組みを進める中で、いくつかの課題に直面しました。

• 課題1：リアルタイムコミュニケーションへの慣れからの脱却
  • 多くの従業員が、質問があるとチャットで即座に質問したり、すぐに返信を求めたりする習慣から抜け出せない。非同期での情報発信・収集や、思考時間を確保する意識が浸透しにくい。
  • 解決策： 経営層や管理職が「非同期で考える時間を持つことの重要性」「即座に反応しなくても良い」というメッセージを根気強く発信し続けました。また、非同期ツールでの情報共有のメリット（思考の整理、記録性、自分のペースで確認できること）を具体的な事例とともに繰り返し伝える研修やワークショップを実施しました。
• 課題2：ツールの使い分けの混乱
  • チャットツール、非同期ツール、メールなど、複数のコミュニケーションツールの使い分けに迷いが生じ、情報が分散してしまう。
  • 解決策： 「緊急度の高い連絡や簡単な確認はチャット」「検討が必要な事項、議事録、情報集約は非同期ツール」「社外とのやり取りはメール」など、具体的なユースケースに基づいた詳細なガイドラインを作成し、目につく場所に掲示したり、オンボーディング資料に含めたりしました。また、定期的に使い分けに関するFAQを共有しました。
• 課題3：非同期コミュニケーションによる連帯感の低下懸念
  • リアルタイムでの雑談や気軽な声かけが減ることで、チーム内の心理的安全性が損なわれるのではないかという懸念。
  • 解決策： 意図的に非公式なコミュニケーションを促進する場を設けました。例えば、オンラインでの「バーチャルコーヒーブレイク」の時間設定、雑談専用のチャネル設置、週に一度はオンラインでチームの近況を共有する短いミーティングを実施するなど、非同期だけでは補えない人間的な繋がりを意識的に作る工夫を行いました。

導入による効果・成果

非同期コミュニケーションの最適化への取り組みにより、同社は以下の具体的な効果・成果を上げています。

• 会議時間の削減: 全社平均で、一人当たりの週次オンライン会議時間が約20%削減されました。これにより、従業員が自身の業務に集中できる時間が増加しました。
• 情報共有の効率化: 非同期ツールに情報が集約されるようになり、「あの情報はどこにある？」といった情報検索にかかる時間が平均15%削減されました（社内アンケート結果より）。過去の議論の履歴も追跡しやすくなりました。
• 意思決定の迅速化: 関係者全員が揃う会議を待たずに、非同期ツール上での情報共有やコメントベースでの議論が進むようになり、定型的な承認プロセスや簡単な意思決定にかかる時間が平均10%短縮されました。
• 従業員エンゲージメントの向上: 社内アンケートにおいて、「情報共有の効率性」「自分のペースで働けること」に関する従業員満足度スコアが向上しました（導入前と比較してそれぞれ15ポイント、12ポイント向上）。また、「業務に集中できる時間が増えた」という肯定的な意見が増加しました。
• 生産性の向上: 会議時間の削減や情報共有の効率化により、従業員一人当たりの時間当たり生産性を示す指標（例：特定のプロジェクトにおけるタスク完了率など、部門別のデータ集計）において、平均で数パーセントの改善が見られました。

取り組みが成功した要因分析

同社の非同期コミュニケーション最適化が成功した主な要因は以下の点にあると考えられます。

• 明確な目的設定と経営層のコミットメント: なぜ非同期コミュニケーションを強化するのか、その目的（会議削減、情報効率化、意思決定迅速化）が明確であり、経営層がその重要性を理解し、推進のメッセージを継続的に発信したことが、従業員の意識変革を後押ししました。
• ツールの選定とルールの同時進行: 単にツールを導入するだけでなく、同時に具体的な利用ガイドラインを策定し、何のために、どのように使うのかを明確にしたことが、ツールの定着と効果的な活用につながりました。
• 継続的な啓蒙とサポート: 一度ガイドラインを定めて終わりではなく、繰り返しその重要性を伝え、具体的な使い方や成功事例を共有する機会を設けたこと。また、従業員からの疑問や課題に対するサポート体制を整えたことが、取り組みの継続性を高めました。
• 従業員のフィードバックを反映した改善: 導入後も従業員の利用状況やフィードバックを収集し、ガイドラインや研修内容を柔軟に見直す姿勢が、現場の実態に合った運用を可能にしました。

今後の展望と継続的な取り組み

同社は、非同期コミュニケーション文化のさらなる定着を目指し、以下の取り組みを検討しています。

• 利用ガイドラインの進化: 部署ごとの特性に合わせたガイドラインのカスタマイズや、非同期ツールと他のツールの連携強化による、よりスムーズな情報フローの実現。
• AI活用の検討: 非同期ツールに蓄積された情報をAIが要約したり、関連情報をサジェストしたりする機能の活用を検討し、情報活用のさらなる効率化を目指します。
• 非同期型ワークフローの拡充: 承認プロセスや申請業務など、より多様な業務プロセスを非同期型に移行させることで、業務全体の効率化を図ります。

株式会社アシンクロワークス様の事例は、リモートワーク下における情報共有と意思決定の課題に対し、非同期コミュニケーションを戦略的に活用することが有効な解決策となりうることを示しています。ツールの導入だけでなく、明確な目的設定、利用ルールの策定、そして継続的な啓蒙と改善を行うことが、成功の鍵と言えるでしょう。