株式会社スマートワークス：複雑化する労務管理を効率化、先進勤怠システム導入で実現した柔軟な働き方とコンプライアンス強化事例
近年、多くの企業でリモートワークの普及やフレックスタイム制度の拡大、副業の容認など、多様な働き方が浸透しています。これは従業員のエンゲージメント向上や生産性向上に寄与する一方で、人事・労務部門にとっては勤怠管理や労働時間把握の複雑化という新たな課題を生み出しています。
本記事では、こうした課題に対し、先進的な勤怠管理システムを導入することで、労務管理の効率化とコンプライアンス強化を同時に実現し、より柔軟な働き方を推進している株式会社スマートワークスの事例をご紹介します。
多様な働き方の進展が突き付けた勤怠管理の限界
株式会社スマートワークスでは、数年前からリモートワークの選択肢を拡大し、多くの部署でスーパーフレックスタイム制度を導入していました。さらに、社員の自律的なキャリア形成支援の一環として、一定の条件下で副業も認めています。
このような多様な働き方の推進は、従業員からは好評でしたが、従来の勤怠管理システムと運用体制では対応が難しくなっていました。具体的には、以下のような課題に直面していました。
- 打刻・申請プロセスの煩雑化: リモートワークによる物理的な打刻機の利用不可、フレックスタイムによる多様な勤務時間、副業での労働時間管理など、従来のシステムではカバーしきれないケースが増加。手作業での申請やExcel管理が併用され、従業員・管理職双方にとって大きな負担となっていました。
- 労働時間把握の困難化: 制度が複雑になり、多様な勤務パターンが混在することで、正確な労働時間や残業時間の把握に時間がかかり、コンプライアンスリスクが高まっていました。特に36協定遵守の観点からのリアルタイムな状況把握が困難でした。
- 管理職の負担増: 部下の多様な働き方に対応した勤怠状況の確認、申請承認、残業時間のチェックなどが属人化し、管理職のマネジメント業務を圧迫していました。
- 制度変更への対応遅延: 法改正や新たな働き方の導入に伴う就業規則の変更に対し、従来のシステムでは設定変更に時間がかかり、迅速な対応ができませんでした。
これらの課題は、人事・労務部門の業務負荷を増大させるだけでなく、従業員の利便性を損ない、結果として多様な働き方のメリットを十分に享受できていない状況を生み出していました。
先進的な勤怠管理システムの導入と運用改革
株式会社スマートワークスは、これらの課題を解決し、多様な働き方を労務面から支える基盤を構築するため、新たな勤怠管理システムの導入プロジェクトを発足させました。
具体的な取り組み内容:
- クラウド型システムの選定: 多様な就業規則に柔軟に対応でき、かつリモートアクセスが可能で、拡張性・セキュリティに優れたクラウド型勤怠管理システムを選定しました。
- 多様な就業規則のシステム設定: 既存の複雑なフレックス、みなし労働、変形労働、時短、副業など、あらゆる就業規則・勤務パターンをシステム上で正確に再現できるよう、ベンダーと協力して入念な設定作業を行いました。
- API連携によるシステム統合: 人事マスタシステム、給与計算システムとAPI連携することで、データの一元管理と部門間の連携強化を図りました。これにより、二重入力の手間やデータ不整合のリスクを排除しました。
- 使いやすいインターフェースの実装: スマートフォン、PC、タブレットなど多様なデバイスからの打刻、休暇申請、残業申請、承認が行えるよう、従業員・管理職にとって直感的で操作しやすいインターフェースにカスタマイズしました。
- リアルタイム管理機能とアラート設定: 管理職は部下の勤怠状況をリアルタイムで把握できるようになり、設定された労働時間の上限に近づいた従業員にはシステムが自動でアラートを通知する機能を導入しました。これにより、労働時間の適正管理と過重労働の防止に役立てています。
- 従業員向けセルフサービス機能: 従業員自身が自分の勤怠データをいつでも確認できる機能を強化しました。これにより、労働時間への意識向上と、不明点や修正依頼の減少に繋がりました。
導入プロセス:
プロジェクトは、人事、労務、情報システム部門のメンバーから成る専任チームを中心に進行しました。
- 計画・要件定義: 現状の課題、必要な機能、満たすべき要件を明確にするため、各部門へのヒアリングを徹底的に実施しました。
- ベンダー選定: 複数の勤怠管理システムを比較検討し、自社の複雑な就業規則への対応力、既存システムとの連携性、操作性、サポート体制などを総合的に評価し、最適なシステムを選定しました。
- 設定・テスト: 選定したシステムに対し、自社のあらゆる就業規則を落とし込む作業と、本稼働を想定した詳細なテストを繰り返しました。特に、異なる勤務形態を持つ従業員グループでのテストは念入りに行いました。
- 段階的導入: 全社一斉導入ではなく、まずは一部の部門でパイロット運用を実施し、そこで洗い出された課題や改善点を反映させた上で、段階的に全社へ展開しました。
- 周知・サポート: 全社展開に先立ち、従業員と管理職向けにシステムの使い方や変更点の丁寧な説明会を実施しました。操作マニュアルの配布、FAQサイトの構築に加え、導入初期は専門のヘルプデスクを設置し、問い合わせに対応しました。
導入による効果と成果
新しい勤怠管理システムの導入と運用改革により、株式会社スマートワークスは以下のような効果・成果を得ることができました。
- 労務管理業務の劇的な効率化: 人事・労務部門における月次の勤怠集計・確認・承認業務にかかる時間が約30%削減されました。手作業によるデータ加工がほぼなくなり、他の戦略的な業務に時間を充てられるようになりました。
- 管理職の負担軽減: 管理職はシステム上で部下の勤怠状況をリアルタイムに把握し、承認作業もデジタル化・効率化されたため、勤怠管理にかかる時間が平均で約40%短縮されました。
- コンプライアンス強化: 労働時間のアラート機能や正確な打刻データにより、時間外労働の上限規制遵守など、労働基準法に則った管理が徹底されるようになりました。これにより、労務リスクが大幅に低減されました。
- 従業員の利便性向上: どこからでもシステムにアクセスし、打刻や申請が行えるようになったため、従業員の勤怠に関するストレスが軽減されました。また、自身の労働時間をいつでも確認できる透明性も向上しました。従業員アンケートでは、勤怠システムに関する満足度が20ポイント上昇しました。
- 柔軟な働き方の推進力向上: 多様な勤務パターンへの対応が容易になったことで、従業員がより柔軟な働き方を選択しやすくなり、制度利用率が向上しました。
取り組みが成功した要因分析
本事例の成功には、いくつかの要因が考えられます。
- 経営層の強力なコミットメント: 多様な働き方を推進する上で、労務管理がボトルネックになっていることを経営層が認識し、システム刷新への投資判断とプロジェクト推進を後押ししたことが重要でした。
- 人事・労務・システム部門の連携: 部門間の壁を越え、共通認識を持ってプロジェクトに取り組んだことが、要件定義の正確性やシステム連携のスムーズさに繋がりました。
- 現場の声の反映: 導入前のヒアリングやパイロット運用を通じて、実際にシステムを利用する従業員や管理職の声を丁寧に拾い上げ、システムの機能や運用に反映させたことで、現場での定着が促進されました。
- 適切なシステム選定とベンダー連携: 自社の複雑な就業規則や将来的な働き方の展望に対応できる柔軟性を持つシステムを選定し、さらにベンダーと密に連携して設定やカスタマイズを進めたことが、期待通りの機能実現に繋がりました。
今後の展望
株式会社スマートワークスでは、今後もこの勤怠管理システムを核として、働き方改革を推進していく計画です。
- 蓄積された勤怠データを詳細に分析し、部署ごとの働き方の実態を把握することで、更なる業務効率化や生産性向上に向けた施策検討に活用していく予定です。
- 将来的に人事評価システムとの連携をさらに深め、単なる時間管理ではなく、成果に基づいた評価体系への移行も視野に入れています。
- モバイルアプリケーションの機能を拡充し、従業員がより直感的に利用できるよう改善を続ける方針です。
まとめ
株式会社スマートワークスの事例は、多様な働き方が進む現代において、労務・勤怠管理のシステム基盤を強化することが、業務効率化、コンプライアンス強化、そして更なる柔軟な働き方の推進にいかに重要であるかを示しています。
特に、大企業において複雑化しやすい就業規則への対応、システム連携、そして従業員・管理職への丁寧なフォローアップが、システム導入成功の鍵となります。本事例が、貴社における多様な働き方を支える労務管理体制構築の参考になれば幸いです。