株式会社TechAdvance：サテライトオフィスとワーケーション推進で実現した柔軟な働き方と生産性維持・向上事例
株式会社TechAdvance：サテライトオフィスとワーケーション推進で実現した柔軟な働き方と生産性維持・向上事例
多様な働き方の実現は、企業の競争力強化において重要なテーマとなっています。本稿では、ITソリューションを提供する株式会社TechAdvanceが、サテライトオフィスとワーケーション制度を導入し、従業員の柔軟な働き方を推進することで、生産性を維持・向上させた事例をご紹介します。導入の背景から具体的な取り組み、直面した課題と解決策、そして得られた成果までを詳細にご説明し、多様な働き方導入をご検討中の人事担当者の皆様に実践的なヒントを提供できれば幸いです。
1. 導入の背景と目的
株式会社TechAdvanceでは、以前より本社中心の働き方が主流でしたが、近年の従業員の多様化やライフスタイルの変化に対応する必要性を感じていました。特に、長時間通勤による負担、育児や介護との両立の難しさ、そして優秀な人材の地理的な制約といった課題が顕在化していました。
そこに加え、新型コロナウイルス感染症の拡大を機に全社的なリモートワークを経験したことで、「場所にとらわれない働き方」の有効性を認識しました。単なるリモートワークの継続だけではなく、従業員が「働く場所を主体的に選択できる」環境を整備することで、より高いエンゲージメントと生産性を実現できると考えたのです。
主な導入目的は以下の通りです。
- 従業員の通勤負担を軽減し、ワークライフバランスを向上させる。
- 多様なライフスタイルを持つ従業員が継続的に活躍できる環境を整備する。
- 地理的な制約を越えて優秀な人材を採用・確保する。
- 創造性や集中力を高める新たな働き方を可能にし、生産性を維持・向上させる。
- 企業としての魅力度を高め、ブランドイメージを向上させる。
2. 具体的な取り組み内容
目的達成のため、TechAdvance社では主に以下の取り組みを実施しました。
(1) サテライトオフィスの設置
都心の本社に加え、従業員が通勤しやすい主要なターミナル駅周辺や、郊外・地方拠点にサテライトオフィスを複数開設しました。これらのオフィスは、個人ワークブース、会議スペース、リフレッシュエリアなどを備え、本社と同等のセキュアなIT環境（高速Wi-Fi、VPN接続）を整備しました。利用は全従業員を対象とし、予約制としました。
(2) ワーケーション制度の導入
「Work」と「Vacation」を組み合わせたワーケーション制度を導入しました。これは、一定期間、働く場所をリゾート地や帰省先などに移し、仕事をしながら休暇も取得できる制度です。対象者は全従業員とし、利用期間の上限を設定（例：年間20日まで）、申請・承認プロセスを整備しました。
(3) ITインフラとコミュニケーション環境の強化
サテライトオフィスやワーケーション先から安全かつ快適に業務を行うため、全従業員に高性能ノートPCとモバイルWi-Fiルーターを貸与しました。また、クラウドベースのファイル共有システム、Web会議ツール、チャットツールなどの活用を徹底し、場所が離れていても円滑なコミュニケーションが取れる環境を整備しました。
(4) 利用促進のための啓蒙活動と研修
制度導入にあたり、全従業員向けに制度内容や利用方法に関する説明会を実施しました。また、管理職向けには、メンバーが多様な場所で働く際のマネジメント方法や、成果による評価への意識改革に関する研修を実施し、制度への理解促進と利用への心理的障壁を下げることに注力しました。
3. 導入プロセス
制度導入は段階的に進められました。
まず、経営企画部門と人事部門を中心に「働き方改革プロジェクトチーム」を組成しました。プロジェクトチームは、従業員へのアンケートやヒアリングを実施し、具体的なニーズや懸念点を把握しました。
次に、一部の部門や従業員を対象としたパイロット運用を実施しました。パイロット運用期間中に明らかになった課題（予約システムの使い勝手、IT接続の安定性、コミュニケーション頻度など）を抽出し、制度設計や運用の改善に反映させました。
改善点を踏まえ、全社展開に向けた詳細な規程やマニュアルを作成しました。従業員説明会や管理職研修を経て、本格的な運用を開始しました。運用開始後も、定期的な従業員アンケートや利用状況データの分析を行い、継続的な改善サイクルを回しています。
4. 直面した課題と解決策
(1) セキュリティへの懸念
オフィス外での業務が増えることによる情報漏洩やセキュリティリスクが懸念されました。 解決策： VPN接続の必須化、端末への二段階認証導入、情報セキュリティ研修の定期的な実施、持ち出し情報の制限などを徹底しました。
(2) コミュニケーション不足やチームワークへの影響
対面での偶発的なコミュニケーションが減り、チーム内での情報共有や連携が滞る可能性が指摘されました。 解決策： 毎日の朝会・終礼のオンライン実施、チャットツールのトピック別活用推奨、週に一度の「チーム雑談タイム」設定、オンラインホワイトボードツールの活用などを推進しました。また、プロジェクト管理ツールの導入により、業務進捗の可視化を図りました。
(3) サテライトオフィス間の利用率のばらつき
立地や部署の特性により、サテライトオフィスの利用率に差が出ました。 解決策： 利用率の低いオフィスについては、従業員へのヒアリングで原因を探り、デスク配置の見直し、会議スペースの拡充、周辺施設の情報提供などを行い、利用促進を図りました。また、特定の日に特定のオフィスで部門ミーティングを実施するなど、意図的な利用機会を創出しました。
(4) 成果の見えにくい業務の評価
プロセスが見えにくくなることへの懸念から、成果による評価への切り替えをさらに推進する必要がありました。 解決策： 目標設定の際に、プロセス目標だけでなく、より具体的な成果目標を明確に設定することを徹底しました。また、定期的な1on1ミーティングで、進捗確認だけでなく、取り組み方や課題に対するアドバイスを行う機会を増やしました。
5. 導入による効果・成果
これらの取り組みにより、TechAdvance社は以下の効果・成果を上げています。
- 従業員満足度の向上: 導入後アンケートでは、「通勤時間・負担が軽減された」と回答した従業員が85%に上り、特に「ワークライフバランスが向上した」という項目で高い評価を得ました。また、「働く場所を選べることで、より集中して業務に取り組めるようになった」という声も多数寄せられました。
- 生産性の維持・向上: 一部の部署では、サテライトオフィスや自宅での勤務時間が増加したにも関わらず、業務効率が5%向上したというデータが得られました。移動時間の削減や、周囲に邪魔されない環境での集中ワークが可能になったことが寄与したと考えられます。
- 離職率の抑制: 多様な働き方に対応できる企業として、特に育児・介護中の従業員の離職率が導入前と比較して20%低下しました。
- 採用力強化: 求職者に対して柔軟な働き方ができる環境であることをアピールポイントとすることで、応募者数が増加し、特に地方在住の優秀な人材からの応募が増えました。
- 企業文化の変化: 「場所ではなく成果で評価する」という意識が管理職・従業員双方に浸透し始め、より自律的な働き方を尊重する文化が醸成されています。
6. 取り組みが成功した要因分析
この取り組みが成功した主な要因は以下の通りです。
- 経営層の明確なビジョンとコミットメント: 働き方改革を単なる制度導入ではなく、企業文化を変革する重要な戦略と位置づけ、経営層が率先して推進しました。
- 従業員の声を反映した制度設計: アンケートやパイロット運用を通じて従業員のニーズや懸念を丁寧に吸い上げ、制度や運用に反映させたことで、従業員の納得感と利用意欲を高めました。
- ITインフラへの適切な投資: 安全かつ快適なリモート環境を整備するために必要なIT投資を惜しまず行ったことが、制度利用の促進と生産性維持に不可欠でした。
- 管理職の理解とサポート: 研修などを通じて管理職が多様な働き方への理解を深め、メンバーの働き方を柔軟にサポートする体制を構築できたことが、制度の定着に大きく貢献しました。
7. 今後の展望
TechAdvance社では、今後もサテライトオフィスの利用状況やワーケーション制度の効果を継続的に分析し、従業員の声を基に制度の改善を進める予定です。また、地方自治体との連携によるサテライトオフィス拡充や、特定のプロジェクトチームに特化したコワーキングスペースの活用など、新たな働き方の可能性を追求していく考えです。
まとめ
株式会社TechAdvanceの事例は、サテライトオフィスとワーケーションを戦略的に導入することで、従業員の満足度向上、生産性維持・向上、そして優秀な人材の確保・定着といった多角的な成果を上げられることを示しています。多様な働き方の導入には様々な課題が伴いますが、明確な目的意識、段階的なプロセス、従業員の声に耳を傾ける姿勢、そして適切なIT投資と管理職のサポートがあれば、必ず乗り越えることができます。本事例が、貴社の働き方改革推進の一助となれば幸いです。