株式会社アーバンシフト：オフィス戦略の見直しと連動したハイブリッドワーク推進で実現した生産性向上とコスト削減事例
オフィス戦略の見直しと連動したハイブリッドワーク推進事例：株式会社アーバンシフト
近年、働き方の多様化やテクノロジーの進化を背景に、オフィスの役割が大きく変化しています。単なる執務スペースとしてだけでなく、従業員間のコミュニケーション促進や企業文化の醸成、あるいは最小限のハブ機能として位置づける企業が増加しています。
本記事では、オフィス戦略の大胆な見直しと連動してハイブリッドワークを推進し、生産性向上とコスト削減という二つの目標を同時に達成した株式会社アーバンシフトの事例をご紹介します。同社がどのようにしてこの変革を成し遂げたのか、その背景、具体的な取り組み、直面した課題、そして得られた成果について詳しく見ていきます。
導入の背景と目的
株式会社アーバンシフトは、都市部に本社を構えるITサービス企業です。コロナ禍を経て、従業員の働き方に対する意識が変化し、リモートワークの定着が進んでいました。一方で、都心の一等地に位置する本社オフィスは、固定費として大きな負担となっていました。出社率は低下傾向にあり、広大なオフィススペースの利用効率が問題視されるようになったのです。
このような状況を踏まえ、同社の人事部門と経営企画部門は共同で、以下の目的を掲げたオフィス戦略の見直しと働き方改革プロジェクトを立ち上げました。
- コスト構造の最適化: オフィス賃料を中心とした固定費を削減し、事業成長のための投資余力を創出する。
- 生産性の向上: 従業員が最もパフォーマンスを発揮できる場所を選べるようにし、移動時間などの無駄を削減する。また、オフィスは「集まる」ことによる付加価値を最大化する場とする。
- 従業員エンゲージメントの向上: 柔軟な働き方を可能にすることで、ワークライフバランスを支援し、従業員の満足度と企業への帰属意識を高める。
- 変化への対応力強化: 将来的な事業拡大や社会情勢の変化にも柔軟に対応できる、分散型の働き方インフラを構築する。
具体的な取り組み内容
アーバンシフト社は、これらの目的達成のため、以下のような具体的な施策を複合的に実施しました。
1. 本社オフィスの大幅縮小・移転
従来の広大な本社オフィスを解約し、規模を約半分に縮小した上で、より機能的でアクセスしやすいエリアに移転しました。新しい本社オフィスは、全席フリーアドレス制を導入し、個別集中ブース、Web会議専用ブース、多様な人数に対応する会議室、カジュアルなコミュニケーションエリアなどをバランス良く配置しました。これは「アクティビティ・ベースド・ワーキング（ABW）」の考え方を取り入れたものです。
2. 主要拠点のハブオフィス化と分散型ワークプレイスの整備
本社以外の地方にある主要拠点オフィスも、単なる支社機能から、地域の従業員が集まることができるサテライトオフィスとしての機能も強化しました。さらに、従業員が自宅や顧客先からのアクセスが良い場所で働けるよう、主要都市のコワーキングスペースやシェアオフィスと法人契約を締結しました。
3. 全従業員へのモバイルワーク環境整備
高性能なノートPC、モバイルモニター、Webカメラ、ノイズキャンセリングヘッドホンなどのハードウェアを全従業員に貸与しました。また、セキュアなリモートアクセス環境（VPN）、クラウド型コミュニケーションツール（チャット、Web会議）、プロジェクト管理ツール、ファイル共有サービスなどを全社的に導入・活用を徹底しました。
4. コミュニケーションとカルチャー醸成施策
オフィスが分散することによるコミュニケーション不足を防ぐため、毎日午前中に部署ごとのショートミーティング（オンライン）を必須化しました。また、四半期に一度の全社集会や、プロジェクト完了時の打ち上げなどをオフラインで実施する機会を設けました。さらに、バーチャルオフィスツールのトライアルを行い、雑談や偶発的なコミュニケーションを促す仕組みづくりにも取り組みました。
導入プロセス
アーバンシフト社のオフィス戦略見直しとハイブリッドワーク推進は、約1年半をかけた綿密なプロセスで実行されました。
- 企画・立案（3ヶ月）: 経営層への現状分析と課題提起、プロジェクトの目的・スコープ・体制の定義。人事、総務、IT、経営企画部門から成るクロスファンクショナルなプロジェクトチームを発足。
- 情報収集・設計（4ヶ月）: 従業員への働き方に関するアンケートを実施し、実態とニーズを把握。先進企業の事例研究、オフィスコンサルタントとの連携。新しいオフィスコンセプトと必要な機能、ITインフラ要件を具体的に設計。
- 経営層との合意形成・意思決定（1ヶ月）: 設計内容、投資計画、期待効果などを経営層に提示し、最終的な承認を得る。
- 準備・インフラ構築（6ヶ月）: 新オフィス物件の選定・契約、内装設計・工事。ITインフラ（ネットワーク、セキュリティ、ツール）の整備と検証。モバイルデバイスの準備と展開。
- トライアル実施（2ヶ月）: 一部部署で新しい働き方とオフィスを先行導入し、課題の洗い出しと改善点の特定。
- 全社展開・運用開始（開始後継続）: トライアルでの知見を反映させ、全社への展開。従業員向け説明会、ガイドラインの周知、ヘルプデスク体制の構築。運用開始後も定期的に従業員の声を聞き、改善活動を継続。
直面した課題と解決策
この大規模な変革の過程で、アーバンシフト社はいくつかの課題に直面しましたが、それぞれに対して具体的な解決策を講じました。
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課題1：コミュニケーションの希薄化懸念
- 解決策: 意図的なコミュニケーション機会の設定（定例ショートミーティング）、オフラインで集まることの重要性の再定義、バーチャルオフィスツールによる「存在感」の可視化。
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課題2：従業員の働く場所による不公平感
- 解決策: オフィス出社・リモートワークに関わらず適用される共通の交通費・通信費補助規定の見直し。オフィス利用の予約システムの導入と利用状況の可視化。自宅環境整備のための一時金支給の検討。
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課題3：管理職のマネジメント不安
- 解決策: 成果による評価へのシフト（MBOからOKRの導入検討など）と、プロセス管理からメンバーの自律性・信頼に基づくマネジメントへの意識改革を促す管理職研修の実施。オンラインでの効果的な1on1手法に関する研修やツールの提供。
導入による効果・成果
アーバンシフト社のオフィス戦略見直しとハイブリッドワーク推進は、以下の効果をもたらしました。
- コスト削減: 本社オフィスの縮小・移転により、年間約30%のオフィス賃料・関連コストの削減を実現しました。これは、今後の事業投資や従業員への還元に充てられる見込みです。
- 生産性向上:
- 従業員アンケートでは、約75%の従業員が「移動時間が減り、業務に集中できる時間が増えた」と回答しています。
- 一部の部署では、時間あたりのアウトプットが増加したという報告や、非効率な社内会議が削減されたという声が上がっています。
- オフィスでの偶発的なコミュニケーションや集中のための環境整備により、目的を持った出社時の質の高いコラボレーションが促進されています。
- 従業員満足度向上:
- 柔軟な働き方への肯定的な意見が多数寄せられ、「通勤ストレスが軽減された」「仕事と育児・介護の両立がしやすくなった」といった声が多く聞かれました。従業員エンゲージメント調査のスコアにも改善が見られました。
- 退職理由における「働き方の硬直性」に関する項目が減少しました。
- 採用力向上: 多様な働き方への対応を求職者へアピールできるようになり、採用競争力の強化につながっています。
取り組みが成功した要因分析
この取り組みが成功した主な要因は以下の点が挙げられます。
- 経営層の強いコミットメント: 変革の必要性と目的に対する経営層の明確な理解と支援が、プロジェクト推進の大きな力となりました。
- 従業員を巻き込んだ検討プロセス: 従業員アンケートやトライアル実施を通じて現場の声を吸い上げ、それを施策に反映させたことで、納得感と主体的な取り組みが生まれました。
- ITインフラへの積極的な投資: ハイブリッドワークを技術的に支えるための適切なツール選定と、十分な予算をかけたインフラ整備が基盤となりました。
- 丁寧かつ継続的なコミュニケーション: 変革の目的、進捗状況、新しいルールの周知などを、多様なチャネル（全体説明会、社内報、FAQサイト、部門内ミーティング）を通じて繰り返し行うことで、従業員の不安を軽減し、理解を促進しました。
今後の展望
株式会社アーバンシフトは、今後も働き方とオフィスのあり方について継続的な見直しを行っていく予定です。具体的には、バーチャルオフィスツールの本格導入検討、地方におけるサテライトオフィス拡充の可能性模索、そして従業員のウェルビーイングを支援するためのITツールの活用などを視野に入れています。今回の事例を通じて得られた知見を活かし、変化に強く、従業員一人ひとりが最大限に能力を発揮できる組織づくりを目指していく姿勢です。
アーバンシフト社の事例は、オフィス戦略と働き方改革を一体的に捉え、明確な目的意識を持って推進することで、コスト削減と生産性向上という両立が難しい課題を同時に解決できる可能性を示しています。企業の規模や業種によって最適な方法は異なりますが、その変革プロセスや課題への向き合い方は、多くの企業にとって参考になる点があるでしょう。